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Titre
Text copied to clipboard!Commis aux dossiers
Description
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Nous recherchons un Commis aux dossiers motivé et organisé pour rejoindre notre équipe administrative. Le titulaire de ce poste jouera un rôle essentiel dans le maintien de l'ordre et de l'accessibilité des documents administratifs, juridiques ou médicaux, selon le secteur d'activité. Il ou elle sera chargé(e) de classer, archiver, numériser et gérer les dossiers physiques et électroniques, tout en respectant les politiques de confidentialité et les normes de l'organisation.
Le Commis aux dossiers travaillera en étroite collaboration avec d'autres membres du personnel administratif, les gestionnaires et parfois les clients ou patients, afin de s'assurer que les documents sont disponibles rapidement et correctement organisés. Ce poste exige une grande attention aux détails, une capacité à travailler de manière autonome et une excellente gestion du temps.
Les tâches quotidiennes incluent la réception, la vérification et le tri des documents entrants, la mise à jour des bases de données, la création de nouveaux dossiers, la gestion des demandes d'accès aux documents, ainsi que la destruction sécurisée des documents périmés. Le Commis aux dossiers doit également être capable d'utiliser des logiciels de gestion documentaire et de bureautique, et de suivre les procédures internes de classement.
Ce poste est idéal pour une personne rigoureuse, discrète et dotée d’un bon sens de l’organisation. Une expérience préalable dans un environnement administratif est un atout, mais une formation peut être offerte aux candidats motivés. Le Commis aux dossiers contribue directement à l'efficacité de l'organisation en assurant une gestion documentaire fluide et conforme aux exigences réglementaires.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Classer et archiver les documents physiques et électroniques
- Créer et maintenir des systèmes de classement efficaces
- Numériser les documents et les intégrer dans les bases de données
- Répondre aux demandes d'accès aux dossiers
- Assurer la confidentialité des informations traitées
- Mettre à jour les registres et les bases de données
- Préparer les documents pour la destruction sécurisée
- Collaborer avec les autres départements pour la gestion documentaire
- Vérifier l'exactitude et l'intégrité des documents reçus
- Respecter les politiques internes et les normes de conformité
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme d'études secondaires ou équivalent
- Expérience en milieu administratif (atout)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
- Connaissance des logiciels de gestion documentaire
- Excellente organisation et souci du détail
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Bonnes compétences en communication écrite et orale
- Autonomie et sens des responsabilités
- Capacité à travailler en équipe
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Avez-vous de l'expérience en gestion documentaire?
- Êtes-vous à l'aise avec les outils informatiques de bureau?
- Comment gérez-vous les informations confidentielles?
- Pouvez-vous donner un exemple de système de classement que vous avez utilisé?
- Comment priorisez-vous vos tâches quotidiennes?
- Avez-vous déjà travaillé dans un environnement réglementé?
- Êtes-vous capable de travailler de manière autonome?
- Comment réagissez-vous face à des délais serrés?
- Quelle est votre expérience avec la numérisation de documents?
- Pourquoi souhaitez-vous travailler comme Commis aux dossiers?
